Zásady ochrany osobních údajů
Tady najdeš, jaké osobní údaje zpracováváme, proč, jak dlouho a jaká máš práva. Snažili jsme se to napsat lidsky, bez právnické mlhy.
Kdo je správce
- Bc. Martin Kravec, IČO 06102166, se sídlem Nová 506/38, 691 52 Kostice.
- Kontakt pro cokoliv kolem osobních údajů: kancl@cowork-breclav.cz, tel. +420 720 185 114.
Jaké údaje zpracováváme a proč
- Zákaznický účet: e-mail, bezpečně odvozený otisk hesla, ověření e-mailu, rezervace a čerpání voucherů. Účet automaticky založíme při první rezervaci; heslo si zvolíš přes jednorázový odkaz. Slouží ke správě smluv, stornu a permanentkám. Právní základ: plnění smlouvy. Přístupové a bezpečnostní záznamy používáme na základě oprávněného zájmu na ochraně účtů.
- Rezervace a její vyřízení: jméno, e-mail, telefon, obsah rezervace, přístupový kód a údaje o platbě (číslo účtu, ze kterého jsi platil, a variabilní symbol z bankovního výpisu). Právní základ: plnění smlouvy.
- Iniciály ve veřejném kalendáři: pouze s tvým dobrovolným souhlasem zobrazíme první písmena jména a příjmení u místa a času tvé rezervace všem návštěvníkům rezervačního kalendáře. Bez souhlasu zobrazujeme jen obsazenost. Souhlas je výchozí vypnutý, můžeš ho udělit při aktivaci účtu nebo v účtu a kdykoli tam odvolat, bez vlivu na rezervaci. Po odvolání se iniciály při dalším načtení kalendáře nezobrazí. Právní základ: souhlas; evidujeme jeho udělení a odvolání.
- Daňové povinnosti a fakturace: fakturační údaje na daňových dokladech. Právní základ: právní povinnost.
- Provoz prostoru: kamerový záznam vstupní části. Po zprovoznění přístupové čtečky také čas, druh a obecný důvod odmítnutí přístupu nebo bezpečnostního alarmu. Do rezervačního systému nepřebíráme úspěšné vstupy, zadané kódy ani identifikaci osoby z těchto událostí a nevytváříme statistiky pohybu jednotlivých zákazníků. Právní základ: náš oprávněný zájem na ochraně majetku a bezpečnosti prostoru. Jednotlivé odmítnutí přístupu nepovažujeme za důkaz nekalého úmyslu.
- Novinky e-mailem: zákazníkům občas pošleme obchodní sdělení na základě oprávněného zájmu; odhlásit se můžeš jedním klikem v každém e-mailu. Nikomu jinému bez souhlasu nepíšeme.
- Web a měření: viz článek 3.
Cookies a měření na webu
- Nezbytné cookies (fungování rezervace, platby a přihlášení; přihlašovací cookie cwb_session platí nejvýše 12 hodin) běží vždy, souhlas se na ně nevyžaduje.
- Analytické a marketingové nástroje spouštíme až po tvém souhlasu v cookie liště: Google Analytics 4 (návštěvnost), Meta Pixel (měření a reklama na Facebooku a Instagramu) a LinkedIn Insight Tag (měření a reklama na LinkedIn).
- Souhlas můžeš kdykoli změnit nebo odvolat v nastavení cookies v patičce webu.
- Google, Meta a LinkedIn mohou údaje předávat do USA; děje se tak na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně (EU-U.S. Data Privacy Framework), případně standardních smluvních doložek.
Kdo nám s daty pomáhá
- DigitalOcean (hosting rezervačního systému, servery v EU), Seznam.cz, a.s. (odesílání e-mailů), Fakturoid (vystavení a evidence faktur), Sentry (sledování technických chyb webu, Functional Software, Inc., USA; předávání kryje EU-U.S. Data Privacy Framework), Google, Meta a LinkedIn (měření a reklama dle článku 3). Údaje o platbách zpracovává také naše banka jako samostatný správce.
- Se zpracovateli máme uzavřené smlouvy o zpracování a údaje jim předáváme jen v rozsahu nutném pro jejich službu.
- Údaje neprodáváme a nepředáváme nikomu dalšímu, s výjimkou iniciál ve veřejném kalendáři s tvým souhlasem podle článku 2 a případů, kdy nám to ukládá zákon.
Jak dlouho údaje držíme
- Rezervace, smluvní podklady a související komunikace: po dobu plnění a zpravidla 3 roky po skončení posledního termínu nebo platnosti vydaného voucheru, pro ochranu právních nároků. Nezaplacené objednávky bez přijaté platby či nevyřešeného případu mažeme po 7 dnech od vypršení platební lhůty. Samotné držení termínu končí nejpozději po 20 minutách nebo začátkem termínu.
- Zákaznický účet: po 3 letech bez přihlášení, změny hesla nebo objednávky jej smažeme, pokud už nemá rezervace, platné nároky ani jiný důvod uchování. Neověřený účet starý alespoň 7 dní bez zbývajících objednávek, platných aktivačních odkazů či nároků odstraníme dříve. U stále platných voucherových akcí uchováváme nezbytnou vazbu na čerpání, aby jednorázová výhoda nemohla být čerpána opakovaně; podrobnosti staré rezervace se přitom odstraní.
- Daňové doklady DPH: 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. Provozovatel je čtvrtletní plátce DPH. Faktury jsou evidované ve Fakturoidu a mazání rezervací je neodstraňuje. Lokální kopie platebních podkladů uchováváme odděleně, pro doložení úhrad a evidence DPH po stejnou dobu.
- Nevyřešená vratka, reklamace, spor nebo jiná konkrétní povinnost může vyžadovat delší uchování nezbytných podkladů. Důvod výjimky evidujeme a průběžně přezkoumáváme. Nejde o plošné prodloužení uchování všech údajů.
- Kamerový záznam: 14 dní, pak se automaticky přepisuje. Kamera snímá jen vstupní část prostoru a je bez zvuku.
- Přístupový PIN: ztrácí platnost nejpozději 5 minut po konci termínu; při stornu přístup odebíráme. Čitelnou nebo dešifrovatelnou kopii v rezervačním systému poté odstraňuje pravidelný úklid, včetně kopie v nedoručené poště. Odděleně uchováváme zabezpečený otisk již vydané hodnoty bez vazby na zákazníka, rezervaci a čas návštěvy, aby tentýž PIN nebyl znovu přidělen. Tento registr slouží pouze k bezpečnosti přístupu po dobu provozu systému.
- Bezpečnostní události přístupové čtečky v rezervačním systému: 30 dní od události. Tuto interní lhůtu volíme pro včasné prověření incidentů a opakovaných pokusů, nejde o zákonnou univerzální lhůtu. Čtečka zatím není v provozu; nastavení její vlastní provozní paměti a rozsah zpracování ověříme před jejím spuštěním.
- E-mail pro novinky: do odhlášení.
Tvoje práva
- Máš právo na přístup ke svým údajům, jejich opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost, právo vznést námitku proti zpracování na základě oprávněného zájmu a právo kdykoli odvolat souhlas.
- Stačí napsat na kancl@cowork-breclav.cz, odpovíme nejpozději do 30 dnů.
- Pokud bys nebyl spokojený, můžeš se obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů, uoou.gov.cz.
Zabezpečení
- Data přenášíme šifrovaně (HTTPS). Zákazník vidí údaje svého účtu, provozovatel údaje potřebné pro správu rezervací. Hesla neukládáme v čitelné podobě a přihlášení chráníme omezením počtu pokusů. Přístupový PIN je unikátní pro termín a platí jen v oznámeném časovém okně; během něj může sloužit i k opakovanému vstupu. PIN posíláme zákazníkovi a provozovateli. Do zprovoznění automatického přístupu jej provozovatel nastavuje a odebírá ručně, včetně omezení jeho platnosti.
- Neprovádíme automatizované rozhodování ani profilování s právními účinky.
Bc. Martin Kravec · IČO 06102166
kancl@cowork-breclav.cz · +420 720 185 114 · Husova 3015/1b, 690 02 Břeclav